Voordat je begint met je interne nieuwsbrief

Photo by Kevin Walsh (Flickr)

Voordat je begint met je interne nieuwsbrief.
(Photo by Kevin Walsh via Flickr http://www.flickr.com/photos/86624586@N00/)

Even een mooie nieuwsbrief sturen naar al je collega’s? Moet je een groot aantal mensen met een zelfde type mail-adres mailen? Denk dan aan het volgende:

  1. Hoe veel e-mailadressen wil je mailen? – Niet elke server is geschikt voor grote volumes. Ik denk ook niet dat iedere ICT-afdeling erom zit te springen.
  2. Hoe snel moet iedereen de mail krijgen? – Je hebt er niet altijd zicht op.  Het kan zomaar uren duren voor iedereen jouw mail ontvangt. Is dat handig?
  3. Meten is weten – Er zijn veel mailsystemen die het aantal geopende en het aantal kliks in de mail kunnen meten. Maar als dat niet belangrijk voor je is, moet je daar ook niet voor kiezen. Waarom?..lees verder.
  4. Wie gaat de mail maken? – Doe je het zelf of laat je hem maken door iemand. Kies een systeem wat aansluit bij de behoefte.

Weinig e-mailadressen

Bij een klein volume hoef je eigenlijk geen bijzondere diensten af te nemen en kun je in feite vanaf een algemeen e-mailadres deze nieuwsbrief naar iedereen BCC’en. Het enige nadeel is dat je geen idee hebt hoe vaak er geopend en geklikt wordt.

Veel e-mailadressen

Bij een groot volume (denk aan meer dan 1000 ongeveer) wordt het verzenden wat ingewikkelder. Sommige e-mail servers mogen maar 30 mails per minuut ontvangen van 1 adres. Dat is dus 1000/30=33,3 minuten voor alle mails verzonden zijn. Dat kan nog, maar ik moet bijvoorbeeld 9000 mails in één keer versturen. Reken maar uit. Aangezien snelheid voor mijn situatie ook van belang is, moet ik gebruik maken van een professionele SMTP dienst. Dit zijn de experts op het gebied van groot volume. Ze kunnen je bovendien nog met allelei andere belangrijke zaken uit de brand helpen, zoals je SPAM-score en het aantal geweigerde adressen.

Een ander issue met groot volume is dat je vaak wilt weten of men het een beetje opent en klikt. Heb je een prof SMTP dan is dit geregeld. Er zijn andere oplossingen mogelijk in de vorm van e-mail programmas/plugins. Daar kom ik zo op.

Mailprogramma/plugin of zelf met HTML gaan stoeien?

Er zijn zijn verschillende mogelijkheden om nieuwsbrieven in een mooie opmaak te maken. Mijn voorkeur gaat uit naar een mailprogramma of plugin voor WordPress, omdat dit voor de schrijver van de mails het makkelijkst is. Ik heb wel een paar favorieten, maar voel je vrij om er meer toe te voegen in de comments. Ik hou het hier wel bij gratis (maar eventueel betaalde) systemen.

Plugin WordPress: Mailpoet (voorheen Wysija) – Heb je volledige integratie nodig met WordPress? Mailpoet is een drag and drop nieuwsbrieven-systeem die ook nog eens automatische nieuwsbrieven kan maken. Zelf je beveiligde berichten (als je die hebt) kunnen worden meegestuurd. Een mail maken is makkelijk, de eenvoudige layout en functies maken het voor iedereen mogelijk een nieuwsbrief te maken. Eenvoud is ook het nadeel, niet alles wat je kunt bedenken is mogelijk.

Mailprogramma Mailchimp: Er zijn plugins voor Mailchimp, maar van volledige integratie is geen sprake. Mailchimp werkt los van je website, maar kan wel je RSS-feed oppikken om automatische mails te maken. Dus beveiligde berichten kunnen niet meegestuurd worden. Ontwerpen van een mail is ook makkelijk, maar niet zo makkelijk als bij Mailpoet. Het voordeel is dan wel dat er veel meer opties zijn.

Voor zowel Mailpoet and Mailchimp geldt dat je open en kliks kunt meten.

Zelf HTML’en (geen favoriet): Ben je de HTML-koning(in)? Ga je gang! Zoek wel even de beperkingen van HTML in een mail vorm op, want anders krijg je nog nare verrassingen. En natuurlijk valt er niks te meten. Wel een kleine tip: Outlook, gmail enz kunnen handig zijn om HTML mail te maken. Let wel op want deze sturen de plaatjes vaak echt mee en dan krijg je grote e-mails.

Het versturen van een interne mooie mail heeft meer voeten in de aarde dan je misschien in eerste instantie had gedacht. Ik heb ook vast niet alles afgevinkt hier.

About Steven

Ik ben ^steven. Later meer...
idee van steven